MAJALENGKA–Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskapus) road show sosialisasi tentang pentingnya arsip khususnya dokumen negara. Kali ini Diskapus melakukan sosialisasi kepada sekretaris desa (sekdes) dan perwakilan perangkat desa lain di dua kecamatan Sumberjaya dan Leuwimunding. Kegiatan tersebut berlangsung di aula kecamatan Leuwimunding, Jumat (15/12). Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Hj Suratih Puspa SH MM MSI menyebutkan arsip sangat penting. Pihaknya memiliki kewajiban menerima arsip-arsip. Namun yang terjadi sampai saat ini sejumlah perangkat desa dan OPD memahami dokumen penting itu hanya sebatas lembaran kertas. Padahal bentuk arsip bisa disimpan seperti dokumen foto, soft copy (file), flashdisk. Sesuai teknologi sekarang, arsip yang disampaikan kepada pihaknya bukan berbentuk kertas melainkan soft copy atau file yang sudah tersimpan dalam flashdisk atau CD room. Nantinya arsip 10 tahun yang tersimpan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) juga harus ditarik dan disimpan di pihaknya. “Apalagi saat ini sudah era modern internet dan sistem komputerisasi. Kita terus upayakan memberikan pemahaman kepada seluruh perangkat desa dan OPD secara bertahap,” paparnya. Pihaknya mengaku sasaran sosialisasi tersebut tidak hanya perangkat desa dan OPD, melainkan lembaga pemerintah dan non pemerintah agar mengetahui pentingnya arsip dan jangan disepelekan. Disinggung apakah Kabupaten Majalengka dinilai terlambat mengetahui dokumen-dokumen penting dan rahasia yang disimpan dalam bentuk file, dirinya mengakui sejumlah kabupaten/kota lain juga masih dalam tahap sosialisasi. “Kita juga terus melakukan cek dan ricek ke setiap OPD terkait pengelolaan arsip di setiap instansi tersebut. Ini sebagai bahan untuk langkah kami kedepannya,” tambahnya. Pihaknya mengaku membutuhkan waktu sangat lama agar seluruh desa dapat memahami pentingnya arsip dan dokumen-dokumen negara lainnya. Sampai saat ini Diskapus juga belum memiliki kebijakan terkait pemusnahan arsip yang dinilai sudah tidak penting. Mengingat harus ada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang harus ditandatangai bupati. Kepala bidang Pembinaan dan Penyelamatan Arsip, Hj Ade Titi Juwarti SPd MM menambahkan, beberapa arsip seperti arsip dinamis aktif atau berbentuk surat keluar masuk yang masih digunakan. Sementara untuk dinamis in aktif sendiri digunakan pada tahun sbeelumnya. Selain itu juga ada arsip vital yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar kelangsungan operasional pencipta arsip tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Pencipta arsip dan OPD dilarang menyerahkan arsip dinamis kepada orang yang tidak berhak, dan membuka arsip tertutup kepada orang yang tidak berhak serta memusnahkan di luar prosedur yang benar. Apalagi sampai memperjualbelikan atau menyerahkan arsip statis. “Hal ini jika melanggar ketentuan akan diancam pidana kurungan paling lama tiga bulan atau denda paling banyak Rp50 juta,” tukasnya. (ono)
Kategori :