CIREBON-Pengelolaan arsip di Kota Cirebon sudah lebih baik. Namun demikian, adanya Peratuan Daerah 14/2017 tentang Penyelenggaran Kearsipan diharapkan bisa ditindaklanjuti dengan adanya Peraturan Walikota. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Arsip Moh Samsudin mengatakan adanya perwali sangat penting sebagai tindak lanjut dari perda. Juga sebagai payung hukum, terutama mengenai empat pilar tatanan pengelolaan arsip. Menurutnya, dalam perwali itu nantinya akan mengatur mengenai tatanan naskah arsip, klasifikasi arsip, sistem keamanan akses arsip dan juga jadwal retensi atau batas waktu penyimpanan arsip. \"Keempat pilar ini sangat penting dalam pengelolaan arsip. Kita sudah memiliki perda, tapi kita juga perlu perwali, saat ini sedang kita susun,\" ujarnya kepada Radar Cirebon. Tak kalah penting juga mengenai jadwal retensi arsip, karena penyimpanan arsip itu kan ada batas waktunya. Sebagai contoh, untuk arsip permohonan KTP dan KK, dan arsip kependudukan. Usianya pengantar KTP KK itu, adalah dua tahun aktif, dan lima tahun bisa dimusnahkan. Kecuali fisik aslinya. Dalam peraturan juga sebetulnya, untuk pemusnahan arsip sudah ditetapkan tidak boleh dengan cara dibakar. Karena hal ini bertentangan dengan Lingkungan Hidup. \"Pemusnahan arsip itu sesuai aturan, bisa dengan cara dihancurkan dengan cara dicacah oleh mesin. Atau dengan cara lain. Asal arsip itu tidak mudah dikenali dan dibaca lagi,\" jelasnya. Selain itu, ada aturan mengenai Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Aturan ini mengamanatkan bahwa arsip tidak semuanya bisa diungkap ke publik. Hal ini juga berkaitan dengan keterbukaan informasi. Terutama mengenai arsip-arsip yang primer dan penting. \"Memang semua bisa dibuka, tapi ada batasan juga untuk menggunakan arsip,\" ulasnya. Sebagai contoh, pihaknya pernah menerima permintaan dari warga Portugal terkait dengan peta infrastruktur di Kota Cirebon. Namun tidak dapat dikabulkan, karena belum ada izin dari Kesbangpol, dan juga belum ada kerjasama dengan Pemerintah Indonesia. Diketahui pria portugal itu, bernama Philips, yang mengaku bekerja sebagai arsitek. Philips pernah berkunjung ke Arsip Kota Cirebon pada tahun 2017. Dia ditemani oleh seorang pemandu. Tujuan Philips datang ke Depo Arsip Kota Cirebon untuk mencari referensi peta topografi Cirebon. Philips sendiri mengaku dia bekerja di salah satu perusahaan di Jakarta. Saat ini, dia tengah melakukan riset untuk membuat buku landsekap nusantara dari Aceh sampai Irian. Dan wilayah Cirebon menajadi salah satu wilayah yang masuk dalam buku tersebut. “Kita dikota lain juga, untuk sekarang lagi focus di Cirebon,” ucapnya. Dia sendiri cukup kesulitan untuk mencari referensi peta topografi. Padahal peta ini sangat dibutuhkan untuk menggambarkan secara utuh dan spesifik mengenai jalan kereta, kontur tanah, populasi, hingga daerah rawan bencana. (jml)
Kategori :